Die Süddeutsche Aktienbank AG hat ab 1. Oktober 2010 als neues Geschäftsfeld die Organisation von Hauptversammlungen aufgenommen. Dieses Geschäftsfeld umfasst die umfassende Beratung und Unterstützung von Aktiengesellschaften durch unser langjährig erfahrenes Team von sechs Spezialisten vor und während der Hauptversammlung sowie die Präsenzerfassung der Aktionäre.

Die Beratung einer Aktiengesellschaft beginnt mindestens ein halbes Jahr vor dem HV-Termin. Die bei der Gesellschaft zuständigen Mitarbeiter werden mit einem detaillierten Terminplan über alle erforderlichen Maßnahmen und Fristen bis zum HV-Termin begleitet.  

Beratungsumfang Consulting:

• Ständige Beratung ab Vertragsabschluss bei der Vorbereitung und   Durchführung der Hauptversammlung;
• Besichtigung  des Versammlungssaales mit Überprüfung der erforderlichen Technik;
• Ermittlung der Anzahl der Aktionäre der Gesellschaft;
• Entwurf eines auf Tagesordnung, Räumlichkeiten, Satzungsvorgaben und gesellschaftsspezifische Belange individuell abgestimmten Leitfadens für den Aufsichtsratsvorsitzenden unter Berücksichtigung des zeitlichen Aufeinander-
  Abstimmens mit der Präsenzerfassung;
• Abstimmung mit dem die Hauptversammlung beurkundenden Notar über die Organisation  der Hauptversammlung einschließlich der Präsenzerfassung;
• Beratung bei der Besetzung des Backoffices;
• Beim Vorliegen der Anmeldeliste aller Aktionäre Prognose der Besucherzahlen, Identifizierung  „bekannter“ Aktionäre, Unterrichtung Caterer;
• Unterstützung bei der Stimmrechtsvertretung durch die Gesellschaft;
• Erstellung von Richtlinien und Schulung des bei der Hauptversammlung ein-
  gesetzten Personals;
• Koordination der geschulten Mitarbeiter und Betreuung während der Hauptversammlung durch  SAB-Mitarbeiter am Versammlungsort am Tag der Hauptversammlung;
• Während der Hauptversammlung lösen von Problemen mit Aktionären im Präsenzbereich wie Verlust von Eintrittskarten, fehlerhafte bzw. nicht vorhandene Vollmachten sowie Überwachung des Präsenzbereiches im Hinblick auf mögliche Störungen oder Ausfälle;

EDV-Erfassung

• Abstimmung mit der Anmeldestelle hinsichtlich der Daten für die Eintrittskarte oder wahlweise Übernahme des Anmeldestellendienstes durch die Süddeutsche Aktienbank;
• Layout und Druck der Eintrittskarten und Stimmbogen mit Barcode sowie Rücklaufbearbeitung der Eintrittskarten;
• Unterstützung beim Druck und Versand der Mitteilungen nach § 125 Aktiengesetz (Abrechnung nach Aufwand und Porto);
• Erstellung des Anmeldeverzeichnisses und einer Zwischenmeldung;
• Ermittlung der Stimmverbote nach § 136 AktG;
• Erstellung sämtlicher Formulare (Gästekarten, Teilnahmebescheinigungen usw.);
• Durchführung der Präsenzerfassung während der Hauptversammlung,
  Erstellung des Präsenzverzeichnisses und eventueller Nachträge; bei schriftlicher Abstimmung Ermittlung der Abstimmungsergebnisse durch Scannen der vom Aktionär abgetrennten Stimmabschnitte;
• Zurverfügungstellung von Abstimmboxen für die schriftliche Abstimmung;
• Durchführung der Abstimmung in der HV mit geschultem Personal der Gesellschaft;
• Zurverfügungstellung der notwendigen  Hardware für die Erfassung der Eintrittskarten;
• HV Nachbearbeitung.

Rufen Sie uns an, Herr Burkhard Wollny steht  Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung !
Telefon: 0711 229315 - 47